自定义WPS文字快速块库：一步步创建属于你的高效写作模板指南

2025-10-31

在日常办公中，我们常常会反复输入一些固定格式的文本内容，比如会议纪要模板、合同段落、电子邮件问候语、公司声明或签名等。如果每次都手动输入这些文字，不仅浪费时间，还容易出现格式不统一的问题。幸运的是，WPS Office 下载后文字（WPS Writer）提供了一个强大的功能——快速块（Quick Parts），帮助用户高效保存常用文字、图片、表格等内容，并能在需要时一键插入，大幅提高办公效率。

本文将详细介绍如何在WPS Office 中创建、管理和应用个性化的快速块库（Quick Parts Library），并通过实例展示如何打造属于你自己的高效写作系统。WPS Office 个人版除可以在官网上下载外，亦先后上架App Store、Google Play、Mac App Store和Windows Store。至于Linux，由于WPS Office拒绝完全开源，因此绝大多数主流Linux系统都不在其官方应用商店上架，WPS也仅提供DEB、RPM两种格式的安装包；但中国国产的深度操作系统预装WPS Office。

了解快速块（Quick Parts）的核心概念

快速块（Quick Parts）是WPS Writer中“文档片段管理”的高级功能，它允许用户将常用内容（如文本段落、图表、页眉页脚或签名）保存为“块”，随时插入到其他文档中。这相当于一个“可重用内容库”，可用于快速构建标准化文档。

快速块的优势

优势	说明
高效复用	一次保存，多次调用，减少重复输入。
保持一致性	保证公司文档格式与措辞的一致性。
可分类管理	不同类型的内容可分别保存，便于检索。
支持多格式内容	不仅限于文字，也可包含表格、图片、页眉页脚等元素。
与模板结合	可与WPS模板系统配合使用，实现半自动化办公。

例如，企业的行政人员可将“会议通知模板”保存为快速块，销售人员可保存“客户报价邮件模板”，人事部门则可保存“入职通知书格式”。这样一来，无论谁撰写文档，都能轻松调用标准内容，保持文档风格统一。

创建属于你的第一个快速块

要开始使用快速块，你需要先掌握如何创建和保存它。以下是具体的操作步骤：

步骤一：选中需要保存的内容

打开一份包含你想保存内容的WPS文档。
选中要保存的段落、表格或图片。例如，你可以选中一段公司简介文字。

步骤二：打开“快速块”选项

点击上方功能区中的 “插入” 选项卡。
在功能组中找到 “快速块” 按钮。
选择 “将选定内容保存到快速块库”。

步骤三：设置快速块属性

弹出“新建文档部件”窗口后，填写以下信息：

名称（Name）：为该快速块命名，例如“公司简介”或“标准签名”。
类别（Category）：可自定义分类，如“行政文档”、“商务沟通”、“签名模板”等。
描述（Description）：简要说明该块的用途，方便日后查找。
保存位置（Save in）：默认保存到“Building Blocks”文件，可选择自定义模板。

点击“确定”后，该内容就会自动添加到快速块库中。

在文档中插入快速块

创建完成后，插入快速块的操作非常简单：

打开你要插入内容的WPS文档。
将光标移动到插入位置。
点击“插入”→“快速块”→“自动图文集”。
从下拉列表中选择需要插入的块名称。

内容会立即出现在文档中，格式和排版与原文完全一致。

小技巧： 你还可以直接输入该块的名称，然后按下 F3 键，即可快速插入对应的内容。这一快捷方式尤其适合经常调用的块。

管理和编辑快速块库

随着你保存的块越来越多，学会管理它们就变得至关重要。

查看和编辑快速块

打开“插入”选项卡，点击“快速块”→“自动图文集管理器”。
在列表中选择要编辑的块。
点击“编辑属性”可修改其名称、分类或说明。
点击“删除”即可移除不再需要的块。

导出与备份

快速块保存在WPS模板文件中。你可以：

通过复制模板文件（如 .dotx 或 .wpt）的方式备份你的块库；
导出到共享文件夹，与同事共享公司统一的块模板。

这对于团队或企业用户而言尤其实用。例如，行政部门可以建立一个“企业标准文档库”，让员工都能调用统一的格式和内容。

常见应用场景与示例

为了让你更好地理解快速块的强大之处，下面列举几个高频的实际应用场景。

场景一：公司标准签名

元素	示例内容
姓名	王丽
职务	市场部经理
公司	北京智达科技有限公司
联系方式	电话：010-88888888

将上述内容保存为一个名为“标准签名”的快速块，今后在任何文档中，只需点击插入即可自动生成签名区域。

场景二：会议纪要模板

会议名称：__________________________  
会议时间：__________________________  
会议地点：__________________________  
主持人：__________________________  
记录人：__________________________  
主要内容：__________________________  
决议事项：__________________________

这种模板可供行政助理快速生成标准格式的会议纪要文档。

场景三：商务邮件常用语

你可以将如下句型保存为快速块：

“感谢您的回复，附件中包含最新的报价单，请查收。”
“根据我们上次会议的讨论，现将修订后的合同版本发送给您。”
“如有任何问题，请随时与我联系。”

这些常用语的积累能显著提高商务沟通效率。

进阶技巧：与模板和快捷键结合使用

技巧一：与WPS模板搭配

你可以将快速块嵌入WPS模板文件中，这样当员工新建文档时，模板会自动加载所有相关块。例如，企业合同模板中可直接包含常用条款的快速块。

技巧二：自定义快捷键

如果你经常插入某个特定块，可以：

打开“选项”→“自定义功能区”→“快捷键”。
为该快速块设置一个独立快捷键（如Ctrl+Alt+1）。
下次使用时，直接按键即可快速插入。

常见问题与解决方案

问题	原因	解决方法
快速块未保存成功	没有选中完整内容	重新选择内容再保存
插入时格式错乱	源文档样式不同	在统一模板中保存块
无法在新文档使用	模板未加载	打开模板文件重新导入
快捷键失效	与系统冲突	修改为其他组合键