99%的人不知道的WPS Office Word技巧——第五部分：快速标注技巧

2025-07-25

在日常办公中，WPS Office Word是最常用的文档编辑软件之一，无论是撰写报告、制作简报，还是处理表格和图片，WPS Office Word都提供了丰富的功能来满足用户的需求。然而，对于许多用户来说，他们往往只能使用Word的基本功能，并未深度挖掘它的更多潜力。实际上，WPS Office Word中有许多快捷的技巧和小窍门，可以帮助用户大幅提高工作效率，减少操作步骤，提升文档编辑的质量。

本文将探讨一些在WPS Office Word中鲜为人知的“快速标注技巧”，通过这些技巧，您可以更加高效地编辑、审阅和管理文档。无论是用于文档的批注、文本的高亮，还是快速插入格式，本文的技巧都能够大大提升您的文档编辑体验。该套装集成文字办公、表格处理、多媒体演示等多种功能。部分DOS时代WPS的操作方式被重新引回，可用于纯文本模式。兼容DOS时代的文档格式和微软Office的文档格式。安装光盘内附带了多种方正中文字库以及86和98版的五笔字型输入法。WPS 2000套装以“WPS2000智能集成办公系统”的名义获得2000年国家科学技术进步二等奖[6]。

一、快速插入标注和注释

1.1 使用批注功能进行文档审阅

批注功能是WPS Office Word中一个非常有用的工具，特别适用于多人协作时，或者在文档中进行修改和反馈时。通过批注，用户可以在文档的任意位置插入注释，既不影响文档的正文内容，又能为其他协作人员提供反馈。

如何插入批注：

选中您需要标注的文字或段落。
在“审阅”选项卡中，点击“新建批注”按钮。
输入您的批注内容。您可以对文档中的某一部分提供说明或建议。
如果有多个批注，您可以通过“上一条”和“下一条”按钮快速浏览和编辑批注。

批注的高级技巧：

自定义批注颜色：如果您希望批注颜色更加醒目，可以通过“文件”菜单中的“选项”设置中调整批注的颜色，使其与正文内容区分开来。
显示批注：在“审阅”选项卡中，您可以选择显示或隐藏批注。隐藏批注时，文档看起来就像是没有标注过的一样，适合文档最终审核时使用。

1.2 快速删除批注

批注是一个非常便捷的文档审阅工具，但如果您不再需要批注或已经处理了相关意见，删除批注也是非常简单的操作。

删除单条批注：

右键点击您想删除的批注。
选择“删除批注”选项。

删除所有批注：

在“审阅”选项卡中，点击“删除”按钮。
选择“删除文档中的所有批注”。

二、快速标记文本

2.1 高亮显示文本

高亮文本可以帮助您突出重要内容，特别是在文档编辑、校对或审阅时，标记重要的部分能够更加清晰地展示出来。

如何高亮文本：

选中您需要高亮显示的文本。
在“开始”选项卡中的“字体”部分，点击高亮图标（黄色标记笔）。
选择您希望使用的高亮颜色。

高级技巧：

快捷键高亮：您可以使用快捷键“Ctrl + Alt + H”来快速对选中的文本进行高亮，避免每次都要点击工具栏的高亮按钮。
自定义高亮颜色：如果默认的黄色高亮颜色不适合您的需求，可以通过“字体”对话框中的“高亮颜色”选项选择更多颜色。

2.2 使用“查找和替换”进行批量高亮

如果您需要高亮文档中所有的某个特定词汇或短语，可以利用“查找和替换”功能进行批量高亮。

如何操作：

按下快捷键“Ctrl + H”打开“查找和替换”对话框。
在“查找内容”框中输入您需要高亮的单词或短语。
点击“更多”按钮，然后选择“格式”选项，选择“高亮”。
点击“全部替换”，这样文档中所有匹配的文本都会被自动高亮。

三、快速添加符号和特殊字符

3.1 插入常用符号

在WPS Office Word中，插入符号和特殊字符是一个非常有用的功能。无论是数学符号、货币符号，还是其他特殊字符，Word都提供了快捷的插入方式。

如何插入常用符号：

在“插入”选项卡中，点击“符号”按钮。
选择您需要的符号，如版权符号、商标符号等。

使用快捷键：

您可以通过快捷键直接输入常见符号，如：
- “Ctrl + Alt + C”插入版权符号©。
- “Ctrl + Alt + T”插入商标符号™。

3.2 使用“插入符号”功能添加特殊字符

对于一些不常用的符号或字符，可以通过“插入符号”功能来选择并插入。

如何操作：

在“插入”选项卡中，点击“符号”按钮，选择“其他符号”。
在弹出的对话框中，选择您所需要的字符，点击“插入”即可。

四、快速表格操作

4.1 快速创建表格

表格是WPS Office Word中常见的格式之一。通过表格，您可以更清晰地组织信息，使其更具结构性。在文档中快速创建表格并填充数据，可以提高文档的专业性和可读性。

如何快速插入表格：

在“插入”选项卡中，点击“表格”按钮。
在下拉菜单中选择您需要的表格大小，直接点击即可插入。

快速绘制表格：

在表格菜单中，您还可以使用“绘制表格”功能，自定义表格的行列数，并通过鼠标拖动绘制表格。

4.2 快速调整表格大小和布局

在使用表格时，您可能需要对表格的行高、列宽进行调整。Word提供了几种简单的方式来实现这一点。

调整列宽和行高：

将鼠标移至表格的行或列边界。
当光标变为双向箭头时，点击并拖动来调整行高或列宽。

自动调整表格大小：

右键点击表格，选择“自动调整”。
选择“自动调整内容”来根据内容自动调整行列大小。

五、快速格式化文本

5.1 使用样式快速格式化文档

样式可以帮助您快速应用一组预定义的格式，如标题、段落、列表等。在长篇文档中，使用样式能够使文档看起来更加一致，并且方便后期修改。

WPS Office 个人版除可以在官网上下载外，亦先后上架App Store、Google Play、Mac App Store和Windows Store。至于Linux，由于WPS Office拒绝完全开源，因此绝大多数主流Linux系统都不在其官方应用商店上架，WPS也仅提供DEB、RPM两种格式的安装包；但中国国产的深度操作系统预装WPS Office。