为专业打印准备WPS文档的最佳实践：去除批注和修订
在文档制作和编辑的过程中，批注和修订是协作工作中的常见工具，它们为团队成员提供了反馈、建议以及对文档的修改历史。然而，批注和修订虽然在编辑阶段非常重要，但在打印文档时，它们会显得凌乱，甚至影响文档的专业性和可读性。因此，去除批注和修订痕迹，确保打印文档的整洁和专业，成为了文档最终定稿时的必修课。
本文将全面探讨如何在WPS Office下载后去除批注和修订痕迹，帮助用户高效、专业地准备文档进行打印。WPS Office 个人版除可以在官网上下载外，亦先后上架App Store、Google Play、Mac App Store和Windows Store。至于Linux，由于WPS Office拒绝完全开源，因此绝大多数主流Linux系统都不在其官方应用商店上架，WPS也仅提供DEB、RPM两种格式的安装包；但中国国产的深度操作系统预装WPS Office。
一、了解批注和修订功能
1.1 批注功能
批注是WPS Office中用于评论和建议的功能。在协作过程中，批注允许编辑者或审阅者在不改变原始文档内容的情况下提供反馈。批注通常以彩色气泡的形式出现在文档的边缘，便于协作各方查看和回复。
优点：便于多人合作，不会修改文档的原始内容。
缺点：打印时，如果不删除，批注会显得杂乱无章，影响文档的整洁度。
1.2 修订功能
修订功能是WPS Office中用于追踪和显示文档更改的工具。当启用修订功能时，WPS会在文档中标记出所有的修改部分，包括插入、删除或更改的文本。每一项修订都会有特定的标记或颜色，便于用户查看并决定是否接受或拒绝该修改。
优点：有助于精确记录文档的修改历史。
缺点：修订痕迹可能使文档看起来杂乱，尤其是在打印时，影响文档的专业外观。
二、如何在WPS中去除批注和修订痕迹
2.1 去除批注
批注是文档协作过程中的有用工具，但它们在最终打印时往往不必要。如果您的文档已完成编辑，您可以通过以下方法删除所有批注：
删除单个批注：
选择需要删除的批注框，右键点击批注内容，然后选择“删除批注”。这种方法适合删除个别批注，不影响文档中的其他内容。
批量删除所有批注：
在WPS中，您可以通过“审阅”选项卡，点击“删除所有批注”按钮来一次性删除文档中的所有批注。此操作适合快速清理文档中的批注痕迹。
2.2 去除修订痕迹
修订痕迹会显示文档的所有修改，虽然在协作阶段非常有用，但在打印时会显得不专业。去除修订痕迹的步骤如下：
逐个接受或拒绝修订：
如果您只想保留部分修订，可以在“审阅”选项卡中逐个接受或拒绝每一项修订。这样可以确保您只保留所需的修改。
接受或拒绝所有修订：
如果您希望一键去除所有修订痕迹，可以选择“接受所有修订”或“拒绝所有修订”选项。这会清理掉所有修订痕迹，恢复文档的原始版本。
删除所有修订：
如果您不希望保留任何修改历史，可以在“审阅”选项卡中选择“删除所有修订”选项，这样修订痕迹将会被完全删除。
2.3 隐藏批注和修订
有时您可能希望保留批注和修订痕迹，但又不希望它们出现在打印版本中。在WPS中，您可以通过以下方式隐藏它们：
隐藏批注：
在“审阅”选项卡中，找到“显示标记”选项，取消勾选“批注”复选框。这样，批注将不会显示在文档中，但它们依然存在，您可以随时恢复显示。
隐藏修订痕迹：
同样，在“显示标记”选项中，取消勾选“修订”选项。这样修订痕迹将不会出现在文档中，打印时也不会显示。
三、打印设置中的注意事项
在WPS中，您可以在打印设置中进行详细调整，确保文档打印时没有批注和修订痕迹。以下是具体操作步骤：
3.1 打开打印设置
在WPS文字中，点击菜单栏中的“文件”选项。
从下拉菜单中选择“打印”，进入打印设置页面。
3.2 配置打印选项
在打印设置页面，点击“页面设置”按钮。
在页面设置窗口的“打印”选项卡中，您可以找到“打印批注”和“打印修订”选项。
取消勾选“打印批注”：如果不希望批注出现在打印文档中，可以取消勾选此选项。
取消勾选“打印修订”：如果您希望删除修订痕迹并确保它们不出现在打印版本中，可以取消勾选该选项。
3.3 使用打印预览功能
在打印之前，使用打印预览功能查看文档的效果。通过预览，您可以确认批注和修订是否已被成功去除，确保打印版本符合您的期望。
四、常见问题及解决方案
在排除批注和修订痕迹时，用户可能会遇到一些问题。以下是几种常见问题及其解决方法：
4.1 批注无法删除
如果批注无法删除，可能是因为文档被设置为只读，或者没有正确选择批注框。解决方法是解除文档的只读状态，并确保您有足够的权限删除批注。
4.2 修订痕迹无法清除
修订痕迹无法清除的原因可能是修订功能未正确启用，或者修订处于不可删除状态。请检查文档的修订设置，确保选择了正确的选项来处理修订。
4.3 打印时批注未被隐藏
如果在打印时批注没有被隐藏，可能是因为“显示标记”选项中的“批注”没有被取消勾选。请在“审阅”选项卡中确保取消了批注的勾选。
4.4 打印时修订痕迹未消失
如果修订痕迹在打印时依然显示，可能是因为打印设置中的“打印修订”选项未正确配置。请在打印设置中取消勾选该选项，确保修订不出现在打印版中。
五、总结
为专业打印准备文档时，去除批注和修订痕迹是确保文档整洁和专业的重要步骤。通过掌握WPS Office中的批注和修订管理功能，用户能够高效地准备文档，确保最终打印版本符合专业标准。无论是在清理批注、去除修订，还是在打印设置中调整相关选项，这些操作都能帮助您轻松处理文档，使其符合正式场合的要求。
了解并掌握这些技巧后，您不仅可以提高文档处理的效率，还能确保最终的打印质量，提升文档的专业性，展示出最佳的工作成果。
