使用 WPS 邮件合并功能制作员工工牌的分步指南：优化人力资源流程的实用教程
在企业日常管理中，员工工牌是展示企业形象、强化内部管理、保障办公安全的重要工具。传统制作工牌的方式往往涉及大量重复劳动，特别是在员工人数较多的情况下，更容易出错、效率低下。幸运的是，WPS Office 的“邮件合并”功能为这一过程提供了高效、自动化的解决方案。
本文将以实际操作为核心，详细讲解如何借助 WPS 实现批量生成员工工牌，并探讨其在人力资源流程优化方面的重要作用。无论操作方式、界面风格加之文档支持能力都尽可能的与微软Office靠拢，已经全然丧失WPS原本之特色。全新的设计、更小的尺寸成为了它向海外市场运转的动力。金山在自己介绍WPS Office 2005长达三年的开发过程时，表述为“先继承、后创新、决胜互联之巅”、“百名研发精英重写数百万行代码，开始了长达三年的卧薪尝胆”。
一、邮件合并简介：HR办公的智能利器
什么是邮件合并？
邮件合并是一种将数据源（如Excel表格）与文档模板（如Word格式）结合的技术，可用于批量生成个性化内容，如信函、标签、证书、工牌等。
为什么选择WPS邮件合并制作工牌？
高效批量处理：一次性生成数百张个性化工牌；
自动填充信息：姓名、工号、部门、照片等信息自动插入；
格式统一：每张工牌版式一致，符合企业形象标准；
无需专业设计技能：操作直观，适合人事专员等非设计岗位使用；
便于后期维护：更新信息只需替换数据表格。
二、准备阶段：数据与模板的双重准备
1. 数据源准备（Excel表格）
打开WPS表格，新建一个包含以下字段的Excel表：
| 姓名 | 工号 | 部门 | 岗位 | 照片路径 |
|---|---|---|---|---|
| 张三 | 001 | 人事部 | 招聘专员 | D:\photos\001.jpg |
| 李四 | 002 | 财务部 | 会计 | D:\photos\002.jpg |
| 王五 | 003 | 技术部 | 开发工程师 | D:\photos\003.jpg |
注意事项：
照片路径必须为本地路径，建议照片大小一致，统一比例。
Excel文件保存为
.xlsx格式并命名为“员工信息表”。
2. 模板文件准备（Word工牌模板）
打开WPS文字，设计一张工牌样式（可横版或竖版），加入以下元素：
企业Logo
员工姓名（使用占位符）
工号（使用占位符）
部门与岗位（使用占位符）
员工照片占位框
公司名称或标语
设计完成后，保存为“工牌模板.docx”。
三、邮件合并实操步骤详解
步骤一：打开WPS文字并插入数据源
打开“工牌模板.docx”；
点击顶部菜单栏“工具”>“邮件合并”；
选择“开始邮件合并”；
在弹出的窗口中点击“添加数据源”，选择刚刚制作的“员工信息表.xlsx”；
系统读取字段，准备就绪。
步骤二：插入合并字段
在对应位置插入字段：
姓名位置 → 插入字段“姓名”
工号位置 → 插入字段“工号”
部门/岗位位置 → 插入字段“部门”“岗位”
照片位置 → 插入图片合并字段“照片路径”
插入图片字段需选中一个图片占位框，点击“图片合并”，选择“照片路径”字段进行绑定。
步骤三：调整格式与样式
设置字段字体、大小、颜色；
调整图片尺寸与边距；
使用边框、阴影等美化工牌外观；
设定页面大小为工牌尺寸（如90mm x 54mm）；
多张工牌布局可使用分栏或表格来排版。
步骤四：预览与导出
点击“邮件合并”工具栏中的“预览结果”按钮；
逐条检查合并效果，特别是照片显示是否正确；
一切无误后，选择“全部合并”或“导出合并为PDF”；
若需打印，可直接使用“打印合并”功能。
四、高效小技巧与注意事项
1. 如何批量调整图片大小？
WPS邮件合并支持图片字段的自适应尺寸，建议统一处理原始照片尺寸，或使用图形框限定大小。
2. 多人合并布局优化技巧
如果需要一页放置多张工牌，可将工牌模板放入一个2行×2列的表格中，再进行邮件合并。每个单元格填充一份工牌数据。
3. 设置页眉页脚统一信息
可在工牌页脚中加入“仅供内部使用”字样，提升专业性和安全感。
4. 合并后如何批量打印？
导出为PDF后，可在PDF查看器中使用“多页每纸”功能，将多张工牌一次性打印于一张A4纸上，节省纸张并便于裁剪。
五、邮件合并在人力资源管理中的应用拓展
除了员工工牌制作，邮件合并还可以应用于以下HR场景：
| 应用场景 | 合并内容 |
|---|---|
| 员工录用通知书 | 姓名、职位、入职时间、薪资等 |
| 培训证书生成 | 姓名、课程名称、完成时间等 |
| 工资单派发 | 工资明细、扣税、奖金、总额等 |
| 通知函分发 | 部门、个人名义、会议时间地点等 |
借助WPS的邮件合并，HR不再需要手动编辑多个文档，极大提升效率与准确性。
六、邮件合并常见问题与解决方案
| 问题 | 解决方法 |
|---|---|
| 合并照片不显示 | 确保路径正确、格式兼容（建议使用JPG/PNG）、路径为绝对路径 |
| 合并结果乱码 | 确保Excel与WPS文档编码一致，避免特殊符号 |
| 图片尺寸不一致 | 调整原图尺寸或限制图片框固定大小 |
| 多人信息未分开展示 | 在模板中插入“分页符”或使用表格布局 |
| 合并结果重复 | 检查数据源中是否有重复项 |
七、总结：邮件合并助力HR进入自动化时代
WPS邮件合并不仅帮助HR人员高效、精准地制作工牌，更打开了文档自动化处理的大门。它将原本枯燥繁琐的手工任务转化为系统化、可批量完成的流程，不仅节省时间，还提升了专业形象和数据处理的准确性。
通过本文提供的分步教学与操作技巧，用户可轻松掌握如何借助WPS实现员工工牌的批量制作，更可举一反三，将此方法应用到更多人力资源管理流程中。
让我们借助WPS的智能化工具，把琐碎工作交给系统，把时间投入到更有价值的管理与沟通中去。
