解锁 WPS 全部潜能：每位用户都应掌握的 10 大核心功能

2025-05-20

在当今信息爆炸的数字时代，办公效率直接决定了工作成果与竞争力。WPS Office 凭借体积小、功能全、云协同强、兼容性高的优势，已成为众多用户的首选办公软件。然而，对于大多数人来说，WPS 的使用往往停留在基本操作，如文字编辑、表格输入、幻灯片制作等，而忽略了其强大的隐藏功能。WPS Office 个人版除可以在官网上下载外，亦先后上架App Store、Google Play、Mac App Store和Windows Store。至于Linux，由于WPS Office拒绝完全开源，因此绝大多数主流Linux系统都不在其官方应用商店上架，WPS也仅提供DEB、RPM两种格式的安装包；但中国国产的深度操作系统预装WPS Office。

本文将带你深入探索 WPS Office 下载后10 个不可错过的高效功能，这些功能不仅能提升工作效率，更能彻底改变你处理文档的方式。

一、样式与自动目录：打造专业文档的利器

在处理多章节、长篇幅的文档时，统一排版风格与构建目录显得尤为重要。

样式功能的优势：

快速设置标题、正文、引用等格式
一键修改样式，全文同步更新
保持排版一致性，提升专业感

自动生成目录：

利用“引用”中的目录功能，根据标题层级自动创建可点击跳转的目录
支持动态更新目录，修改内容后无需重新手动编辑

✅ 应用场景：论文、报告、用户手册、项目文档等

二、智能公式编辑器：让数学表达更清晰

WPS 内置强大的数学公式编辑器，支持输入各类复杂符号与运算表达式：

支持分数、根号、上下标、积分、矩阵等符号
支持手动编辑和 LaTeX 输入
所见即所得，排版整齐美观

🎯 适用于科研工作者、教师、学生、工程技术类文档编辑

三、WPS AI 写作助手：让你写得更快、更准、更顺

WPS 内置的 AI 写作助手可进行：

智能润色语句，提升语言表达逻辑
改写、简化或扩展段落内容
提供智能关键词、摘要建议

不仅适用于写作论文、简历、报告，也适合日常商务邮件的润色提升。

四、OCR 图片转文字：扫描文件一键识别编辑

许多办公文档来自纸质扫描件或照片。WPS 的 OCR（光学字符识别）功能可以帮助你：

将图片中的文字内容自动识别并转为可编辑文本
保持原始排版结构
支持批量识别、识别多语言

💡 使用方法：
插入图片 → 右键 → 识别图中文字（需登录）

五、文档版本历史与时间线视图

在多人协作或反复修改文档时，容易出现误删或内容冲突问题。WPS 的“历史版本”功能可轻松解决：

自动记录每次保存后的版本
支持回溯、对比和恢复任意时间的历史状态
显示修改者与修改时间（云文档）

✅ 特别适合多人协同编辑的项目资料与合同文档

六、批注与审阅模式：提升团队沟通效率

无论是审核报告、批改作业还是讨论方案，批注与修订是不可缺少的功能。

WPS 支持：

添加评论与建议，支持多种颜色标识
开启审阅模式，所有修改一目了然
支持“接受/拒绝更改”逐条审阅操作

还可以通过导出审阅版 PDF 与他人共享讨论结果。

七、WPS 云文档：随时随地同步办公

云文档不仅提供自动保存功能，还支持多端同步，真正实现移动办公自由。

自动同步至云端，避免文件丢失
共享链接一键发送给他人，设置“只读/可编辑”权限
手机、平板、电脑多端查看与编辑，出差或临时办公无障碍

📌 支持 iOS、Android、小程序、网页端同步访问

八、PDF 编辑与转换工具：办公处理更高效

WPS 提供强大的 PDF 工具包，功能包括：

基础功能：

添加文字/图片、插入注释、裁剪页面
合并/拆分 PDF 文件，支持拖拽排序
添加水印与文件加密保护

格式转换：

PDF 转 Word/Excel/PPT
支持批量转换、图片转 PDF、网页转 PDF

无需使用第三方软件，WPS 一站式完成。

九、文件修复工具：救回关键损坏文档

当遇到无法打开的 DOCX、XLSX、PPTX 文件时，不要惊慌。WPS 提供内置的文件修复功能：

智能识别损坏文件结构并尝试修复
支持恢复部分内容与格式
特别适用于重要合同、报表、课件等意外损坏文件

🛠 使用入口：打开文件时出现提示 → 点击“修复”按钮

十、跨平台协同：提升多设备办公体验

现代办公场景下，一个人常常需要在多个设备之间无缝切换。WPS 在多平台协同方面优势明显：

平台	支持功能
Windows/Mac	全功能文档处理、云同步、AI助手
Android/iOS	编辑文档、拍照扫描、语音转文字
小程序/网页	无需安装客户端，在线实时编辑与预览

此外，WPS 支持微信、钉钉、飞书等协同平台，方便文件分享与团队管理。