从新手到高手：WPS 文档操作分步指南

2025-05-20

随着微软在1992年在中国设置代表处，预备发行中文版的Windows和Office，求伯君、雷军等人认为这是WPS的一个机会。在信息化办公日益普及的今天，办公软件已经成为职场人士、学生、自由职业者的“第二语言”。WPS Office 作为一款国产优秀办公软件，凭借其中文本地化、免费使用、功能齐全、界面简洁等优势，成为越来越多用户的首选工具。从1993年成立珠海金山开始，金山的开发团队就计划开发一款办公软件套装，即“盘古组件”。盘古组件包含一个风格接近WPS NT的文字处理软件、电子辞典、电子表格、事务处理软件等模块。

本文将从新手视角出发，手把手讲解 WPS 文档（以 WPS 文字为核心）的使用方法和技巧，帮助你从入门到进阶，逐步掌握这款高效办公软件的核心能力。

一、初识 WPS：下载安装与界面介绍

1. 如何获取 WPS？

访问官网：www.wps.cn
或在应用商店（Windows、macOS、iOS、Android）搜索 WPS Office。

WPS 提供：

免费基础版（已满足大多数办公需求）
高级会员版（含PDF编辑、转换等增强功能）

2. 初次启动 WPS 后的界面

WPS 分为以下几个模块：

WPS 文字：用于文档、报告、合同等文字处理
WPS 表格：用于数据记录与分析
WPS 演示：用于幻灯片演示制作
WPS PDF：用于 PDF 阅读与简单编辑

界面布局包括：

顶部功能区：菜单栏、快速工具栏
页面区域：文档编辑主窗口
右侧栏：格式、样式、模板等快速操作区
底部状态栏：页码、字数统计、语言等信息

二、从零开始：WPS 文字的基础操作教学

1. 新建与保存文档

打开 WPS 后点击「新建」→ 选择空白文档或使用模板
点击「文件」→「另存为」，可保存为 .docx、.pdf、.txt 等格式

小技巧：
开启“自动保存”功能，避免数据丢失

2. 输入与基本格式调整

常见操作：输入文字 → 选中内容 → 调整字体、字号、颜色
常用快捷键：
- Ctrl + B：加粗
- Ctrl + I：斜体
- Ctrl + U：下划线

提示：右侧栏的“文字工具”可快速设置段落对齐、行距、边框、底纹等

3. 插入内容：图片、表格、图形

功能类型	操作路径	实用说明
图片	插入 → 图片	支持本地插入、在线图库
表格	插入 → 表格	支持拖动设置行列数
图形	插入 → 形状	可绘制箭头、流程图等
页眉页脚	插入 → 页眉/页脚	插入页码、公司名称等
分隔线	插入 → 插入分隔线	美化段落结构

三、入门进阶：排版与页面设置技巧

1. 使用「样式」统一格式

路径：开始 → 样式

设置标题1、标题2、正文等样式
修改样式一次，整篇文档自动同步

适用于论文、报告、策划书等长文档

2. 自动生成目录

路径：引用 → 插入目录

使用样式定义标题后，可一键生成目录
支持更新页码与层级

3. 页面布局设置

路径：页面布局 → 页面设置

可调整：

页边距（适用于打印）
页面方向（横向/纵向）
纸张大小（如A4、B5等）

四、实用功能详解：提升办公效率的关键一步

1. 查找与替换

路径：开始 → 查找 / 替换

可一次性替换关键词、格式等
支持替换字体颜色、加粗属性等

2. 插入超链接与书签

插入 → 超链接：跳转网页或文档位置
插入 → 书签：创建内部导航，适合长文档跳转

3. 使用拼写与语法检查

工具 → 拼写检查
可识别常见打字错误，并提供修改建议

五、借助模板快速创建专业文档

WPS 提供丰富的免费模板资源：

路径：新建 → 模板库
类型：简历、请假条、会议纪要、工作计划、合同、手册等

建议：
新手可以从模板开始练习格式修改与内容替换，熟悉页面结构。

六、打印与导出：文档成果的最终呈现

1. 打印设置

路径：文件 → 打印

可预览打印效果
设置打印页码范围、纸张方向
适合提交作业、线下资料制作等

2. 导出为 PDF

文件 → 导出为 → PDF 格式
可选择是否包含注释、超链接等
适合分享、存档、防止格式错乱

七、数据安全与云端同步

1. 云文档保存

登录 WPS 账号后可启用云文档
自动保存至云端，防止断电、误关丢失

2. 历史版本查看

每次保存生成历史版本
可回退至任意修改节点，避免误删

八、移动办公入门：WPS 手机端使用技巧

WPS 移动版（iOS / Android）支持：

创建与编辑文档
语音转文字输入
PDF 浏览与签名
与 PC 云文档同步

推荐操作：

使用扫描功能将纸质文件快速转为 PDF
外出时可查阅资料、修改文件、发送简历

九、常见问题与解决方案（FAQ）

问题	解决方法
打不开 WPS 文件	尝试更新版本或使用“文件修复工具”
排版错乱、行距不整齐	使用「样式」统一设置；检查段前段后距离
文件被覆盖、内容丢失	前往“历史版本”恢复旧内容
文档打开速度慢	关闭无用插件，清理缓存文件
打印出来内容不全或超出边界	重新设置页面边距、纸张大小，查看打印预览