全面指南：使用WPS电子签章创建公司电子印章的详细操作步骤

2025-06-29

一、引言：企业数字化时代的“电子印章需求”

随着企业办公逐渐迈入全面数字化，电子合同、电子文档、无纸化办公已成为主流趋势。传统的纸质盖章流程存在诸多弊端，如流程慢、易丢失、不便远程操作等，严重影响办公效率与合规性。由此，“电子印章”（Digital Company Seal）应运而生。

WPS Office下载后作为国产领先的全场景办公平台，内置WPS电子签章（WPS E-Signature）功能，支持企业快速创建、应用、管理电子印章。无论是对合同、通知函，还是发票、授权书等场景，WPS均提供安全、便捷、合规的电子盖章解决方案。

本文将带你一步步了解如何利用WPS创建标准的公司电子印章，并详细讲解签章操作过程，适用于HR、行政、法务、财务等多种角色用户。WPS Office成为全世界第一款横跨Windows、macOS、Linux、Android、iOS全平台并拥有带编辑器的客户端的办公软件（竞争对手Microsoft Office没有Linux版的研发计划；LibreOffice没有登陆移动端；拉脱维亚企业开发的OnlyOffice虽然在全平台都有版本，但Android版当时只是一个阅览器；Google Docs则在桌面端完全依赖浏览器）。

二、什么是WPS电子签章？

WPS电子签章是WPS Office提供的内建数字签名模块，具备以下特点：

特性	描述
印章创建	支持上传公司章图，或使用系统模板快速生成企业印章
签章模式	支持手动盖章、自动盖章、批量盖章
合法合规	符合《电子签名法》及相关国家法规要求，具备法律效力
多平台支持	可在WPS文档、表格、PDF中使用，同时支持PC与移动端操作
文件保护	签章后文档具备“防篡改”功能，确保内容完整性
印章管理	提供“我的印章”中心，可对印章进行查看、删除、授权等操作

三、使用WPS创建公司电子印章的准备工作

1. 所需工具与环境

安装最新版的 WPS Office（Windows 版本）；
已注册的WPS账号，并登录；
公司名称、统一社会信用代码、法定代表人信息等；
具有企业法人代表或管理员权限的人员操作；
印章授权图样（如公司公章扫描件，建议透明背景PNG格式）；

2. 推荐使用版本

为保障电子签章完整功能，建议使用：

WPS Office 专业增强版或企业版；
版本号在 12.x 或以上；
登录后绑定企业邮箱并通过“WPS文档安全中心”认证。

四、电子印章创建步骤详解（图文操作版）

第一步：打开WPS文档并进入签章功能

打开任意WPS文档（如Word、PDF、表格均可）；
点击顶部菜单栏的“插入”选项卡；
在功能区中点击“电子签章”按钮；
初次使用会提示登录账号，使用企业绑定的账号登录。

第二步：进入“我的印章”中心创建印章

在弹出的签章面板中选择“管理印章”；
点击“+ 创建印章”按钮，进入印章创建向导；
系统提供两种方式：

上传自定义印章图像（推荐PNG透明底，清晰度300dpi以上）；
使用WPS印章模板自动生成（输入公司全称，自动排版字体样式）。

第三步：设置印章参数与信息

项目	建议填写内容
印章名称	建议命名为“公司名称+印章类型”（如：华美科技公章）
印章用途	合同盖章 / 通知文件 / 出具证明 / 授权等
印章描述	用于描述适用场景，方便日后管理与识别
权限设定	可设置是否允许他人共享、是否启用盖章后锁定文档等

提示：若上传印章图像，为防盗用，可开启“加密保护”功能。

第四步：完成签章并预览效果

返回文档界面；
光标定位于需盖章位置；
点击“插入签章” → 选择对应印章；
自动盖章完成后，可拖动印章调整位置大小；
保存文档即完成电子盖章。

五、如何在不同文档中应用电子印章？

1. Word文档盖章

适用于：电子合同、员工通知书、会议纪要等；
签章后可设置“文档只读”模式，防止篡改；
可在段落结尾、签名区插入印章。

2. Excel表格盖章

适用于：工资表、费用报销单、资产清单等；
建议盖章前锁定表格内容，避免数据误修改；
多张表格可分区域盖章或统一批量签章。

3. PDF文档盖章

适用于：对外授权函、发票、招标文件等；
可在PDF预览状态下直接插入印章；
自动嵌入印章属性，便于审查验证。

六、常见问题与解决方案

Q1：如何提升印章的安全性？

解决方案：

开启印章“密码保护”功能；
为印章加设签名校验机制（需开启WPS企业服务）；
管理后台可设置操作日志追踪与IP授权。

Q2：同一公司多人如何共用印章？

解决方案：

在“我的印章”中将印章共享给同组织成员；
管理员设定“谁可使用此印章”的权限（如仅财务部、法务部）；
实时记录每次盖章的人员、时间、文档路径，便于审计。

Q3：盖章后能否修改文件内容？

解决方案：

默认设置下，签章后文档处于可编辑状态；
可手动选择“签章后锁定文档”，防止盖章后被篡改；
若需修改内容，应先移除印章，再重新盖章。

七、进阶操作：批量签章与智能模板

1. 批量盖章功能

适用于：

批量生成的合同、薪资通知单、证明材料等；
可一键对多个文档中指定位置批量盖章。

操作步骤：

打开【WPS批量处理】插件 → 选择签章文档模板 → 导入数据源；
系统自动识别并在设定区域盖章 → 自动保存输出。

2. 搭配WPS模板中心提升效率

WPS提供海量印章适用模板：

合同模板（带签名/印章区域）；
授权函模板（可识别电子签章位置）；
财务报表模板（具备内嵌签章提示位）；

通过模板+电子印章组合，可大大提升日常公文签发效率。

八、电子印章的法律效力与合规性说明

WPS电子签章遵循《中华人民共和国电子签名法》规范，具备以下法律效力：

印章签署后绑定原始文件，形成防篡改机制；
签章信息记录盖章人、盖章时间、盖章文件摘要，具备可验证性与可追溯性；
具备与实体印章等同的法律效力，可作为电子证据提交法院；

注：如需更高级别的签名认证（如CA认证、数字证书签章），可对接WPS提供的第三方CA服务。

九、使用WPS签章的企业级好处

场景	提升效果
合同管理	签约效率提升3倍，标准化输出文件，支持远程签署与存档
财务核批	数字报销签章流程缩短50%以上，减少线下流转纸张
法务文控	统一印章权限，文档签发记录全留痕，满足合规审计
行政办公	印章调度透明可控，避免物理印章滥用风险
员工证明开具	标准化模版自动签章，节省HR人力资源，提升服务响应速度