逐步操作教程：掌握 WPS 中文档与表格的批量打印技巧

在现代办公环境中，频繁的文档输出已成为日常工作的关键一环。无论是行政人员打印会议资料、教师准备教案，还是HR打印工资条、财务部门输出报表，“效率”与“准确性”成为打印工作的核心诉求。

传统的逐个文件打印方式存在诸多问题：

• 操作繁琐，浪费大量时间；

• 容易遗漏或打印顺序混乱；

• 重复设置参数，效率低下；

• 缺乏整体预览与控制。

为了应对这一难题，WPS Office 下载后提供了强大的“批量打印”功能，可实现一键导入多个文档或表格，并统一打印设置，高效完成输出任务。WPS Office成为全世界第一款横跨Windows、macOS、Linux、Android、iOS全平台并拥有带编辑器的客户端的办公软件（竞争对手Microsoft Office没有Linux版的研发计划；LibreOffice没有登陆移动端；拉脱维亚企业开发的OnlyOffice虽然在全平台都有版本，但Android版当时只是一个阅览器；Google Docs则在桌面端完全依赖浏览器）。

二、批量打印支持的文档类型与应用场景

✅ 支持的文件格式：

🎯 应用场景示例：

• HR 批量打印工资条（Excel）；

• 教师批量打印各年级的试卷（Word）；

• 财务部门输出报销单（PDF）；

• 法律文员批量打印合同副本（Word + PDF）；

• 行政人员打印会议通知与签到表（Word + Excel）。

三、WPS 批量打印的完整操作流程详解（图文步骤）

🧭 第一步：打开批量打印工具

1. 打开 WPS Office。

2. 点击顶部菜单栏【工具】。

3. 选择【批量工具】 > 【批量打印】。

（📷 插图建议：展示主界面和批量工具入口）

🧾 第二步：添加需要打印的文件

点击【添加文件】，可选择如下方式：

• 批量选择多个文件（支持多种类型混合）；

• 拖拽文件至窗口；

• 导入整个文件夹（适合文件较多的情况）。

导入后，文件将按名称或添加顺序排列。

（📷 插图建议：演示导入多个Word和Excel文件）

⚙️ 第三步：设置打印参数（统一设置或分别设置）

在每个文件后面，点击【设置】，可选择：

👉 温馨提示：Excel文件建议勾选“按实际分页打印”，避免跨页错位。

（📷 插图建议：展示设置窗口和不同参数选项）

🖨️ 第四步：选择打印机并执行打印

1. 在下方选择可用的打印机（物理打印机或虚拟PDF打印机）；

2. 点击右下角【开始打印】；

3. WPS将按照设定的顺序与参数，依次完成所有文件的打印任务。

（📷 插图建议：显示“打印中”状态或打印完成的确认界面）

四、进阶技巧与使用建议

✅ 技巧一：按类型或任务分批导入

将文档预先按项目、部门、日期分类存储，有利于导入后快速识别和排序。

✅ 技巧二：批量打印PDF前预设水印或加密

使用 WPS 的“PDF 工具”可先统一加水印或加密，再批量输出，适合保密性要求高的场景。

✅ 技巧三：打印前进行批量预览

可点击每个文件右侧的【预览】查看效果，避免错打或格式错乱。

五、常见问题及排查建议

六、用户案例分享

👩‍💼 用户 A：企业行政

“每次开年会都要打印100多份不同部门的PPT、签到表、议程，使用WPS批量打印工具，一键导入后设置一次就全部搞定，省了三小时！”

👨‍🏫 用户 B：中学教师

“每月测验要打印5个年级20多套试卷，WPS批量打印让我不再需要一份一份点开打印，试卷格式也更加统一。”

👨‍💻 用户 C：公司人事

“以前打印工资单时经常漏打，现在我导出Excel工资单，按员工姓名拆分文件后统一批量打印，既快捷又准确。”

七、打印效率与资源节省效果对比

结论： WPS 批量打印功能可提高 60%-80% 的打印效率，尤其适用于高频、批量输出文档的场景。

八、附加功能推荐（提升打印体验）

九、结语：让打印工作变得更高效、更简单

在数字办公逐渐普及的今天，打印不再是低效、繁琐的代名词。通过掌握 WPS Office 的批量打印功能，你可以轻松管理大量的文档与表格打印任务，实现自动化输出、节约资源并提升专业度。

无论你是企业员工、教育工作者，还是自由职业者，只要你有大量打印需求，WPS 都能为你提供一个省时、省力、省心的解决方案。

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