WPS批量打印全面指南：提升文档与表格处理效率的实用技巧

2025-06-11

一、引言：为什么需要批量打印？

在日常办公、教学或行政工作中，打印文档是一个不可或缺的环节。尤其是在以下这些情境中，批量打印的需求愈发突出：

企业每月要打印数十份工资单、报销单、合同副本；
学校需要一次性打印所有学生的成绩单或试卷；
政府机关和事务所要定期输出大量审批材料；
个人也可能要统一打印结婚请柬、个人申请表、证件材料等。

若手动逐一打开文档打印，不仅效率低下，还容易出错。此时，WPS Office 下载后提供的“批量打印”功能便成为提升办公效率的利器。本文将从功能解析、实用技巧到实际应用案例，系统讲解如何借助 WPS 实现高效、准确的批量打印。

WPS Office成为全世界第一款横跨Windows、macOS、Linux、Android、iOS全平台并拥有带编辑器的客户端的办公软件（竞争对手Microsoft Office没有Linux版的研发计划；LibreOffice没有登陆移动端；拉脱维亚企业开发的OnlyOffice虽然在全平台都有版本，但Android版当时只是一个阅览器；Google Docs则在桌面端完全依赖浏览器）。

二、WPS Office 批量打印功能概述

1. 支持多种文件类型

WPS 批量打印功能可同时支持以下文件格式：

文件类型	批量打印支持情况
Word 文档（.doc/.docx）	✅ 支持
Excel 表格（.xls/.xlsx）	✅ 支持
演示文稿（.ppt/.pptx）	✅ 支持
PDF 文件	✅ 支持
图片文件（.jpg/.png）	✅ 支持

用户可将以上文件统一放入同一文件夹中，由 WPS 自动识别并依次打印，无需逐个打开文件操作。

2. 多平台支持

WPS 的批量打印功能目前在以下平台表现良好：

Windows 桌面版 WPS Office：功能最完整，建议使用此平台进行批量操作；
Mac 版本：功能较为基础，部分批量打印需配合 PDF 合并处理；
移动端（Android/iOS）：目前不支持批量打印，仅可单个文档打印；
WPS 网页版：暂无批量打印功能支持。

三、如何使用 WPS 批量打印功能？【操作流程详解】

步骤一：准备要打印的文件

将所有需要打印的文档统一放入一个文件夹中；
文件名称可按顺序编号，如 01-合同.docx、02-报表.xlsx 等，有助于打印排序；
确保文件内容已经校对完毕，避免批量打印后需要返工。

步骤二：启动 WPS 批量打印工具

方法一：WPS Office 内部菜单

打开任一文档；
点击【文件】>【批量打印】；
在弹出的批量打印窗口中，选择【添加文件】或【添加文件夹】；
勾选需要打印的文件，点击【下一步】。

方法二：WPS 文件管理器（WPS 云文档）

进入【WPS 文件】>【本地文件】或【我的文档】；
批量选择需要打印的文件；
点击右键，选择【批量打印】。

步骤三：设置统一打印选项

打印机选择：选择本地或网络打印机；
纸张大小：A4、A3、自定义；
页面范围：全部页、首页、指定页码；
每页份数：一份或多份；
颜色设置：彩色或黑白；
装订方式：单面打印、双面打印；
排序方式：按文件顺序或文件名排序。

步骤四：点击“开始打印”

系统将按设定顺序自动打印所有文档。期间可监控打印状态，随时暂停或取消部分任务。

四、优化批量打印效果的实用技巧

为了确保打印结果清晰、美观且资源节省，建议在批量打印前对文档进行以下优化操作：

1. 优化页面布局设置

设置项	建议值	说明
页边距	普通（2.54cm）或窄边距	节省纸张并提升页面利用率
页面方向	Word用纵向，Excel可横向	依据表格或文档宽度设置
页面大小	A4（标准）、A3（图纸类）	保证内容完整性与通用性
页眉页脚	适当设置，如公司抬头	增强文档专业性

2. Excel 批量打印时的注意事项

使用“分页预览”查看是否每个表格都落在一页；
设置“打印区域”，防止误将空白单元格也打印出来；
勾选“每页重复标题行”，避免多页表格阅读困难。

3. 统一字体和字号

建议使用常规字体如“宋体”、“微软雅黑”；
正文字号控制在10.5~12号；
避免出现多个字体混杂，提高打印美观度。

4. 使用WPS“打印预览”功能

可在打印前检查排版是否有误；
查看表格是否换页、内容是否被截断；
检查图表、图片是否超出页面边界。

五、WPS批量打印的进阶功能与常见问题

1. 批量打印PDF合并功能

多个 PDF 可通过 WPS PDF 工具一键合并为一个总文件再打印；
支持设置书签、目录，适合文书资料汇总输出。

2. 自动跳过空白页/空文件

WPS 批量打印功能会自动跳过以下内容：

空白 Word 页面；
没有内容的 Excel 表；
无法识别或损坏的文件。

3. 打印失败的应对方法

检查打印机是否正常连接，是否缺纸或卡纸；
检查文件是否存在格式错误，如字体未嵌入等；
尝试分批打印，锁定问题文件重新处理。

六、实际案例：提升工作效率的具体应用

案例一：人事部门批量打印工资条

需求： 200名员工工资条，一人一页；

做法：

在 Excel 中合并工资条信息；
使用“邮件合并”功能生成 Word；
导入到批量打印工具中统一输出；
打印后裁剪分发，高效且统一。

案例二：学校考试成绩单打印

**需求：给每位学生打印个人成绩单，共10个班级；

做法：

每班成绩单生成一个 Excel 文件；
设置好每位学生一页，并固定标题行；
加入批量打印队列统一输出；
教务处几小时内完成所有成绩发放准备。

七、与传统打印方式的效率对比

项目	单文件逐个打印	WPS批量打印
时间消耗	⏱ 高（需逐个打开）	⏱ 低（一次添加多个文件）
出错概率	❌ 易漏文件/顺序错	✅ 自动化处理
排版一致性	❌ 容易忽略	✅ 可统一设置
操作便捷性	❌ 频繁操作鼠标键盘	✅ 一键完成
实用场景	少量文档	大批量文档，日常打印需求

八、结语：高效办公，从批量打印开始

在信息化办公时代，高效管理和输出文档内容不仅能节省时间成本，更能提升组织运作效率。WPS Office 提供的批量打印功能，正是一个融合便捷性、实用性与智能化的工具。无论是面对数十份表格的处理需求，还是大规模的材料输出工作，WPS 都能帮助用户以最少的步骤完成最多的任务。掌握这项技巧，不仅是提升个人工作能力的重要一步，也为整个团队的协作效率打下坚实基础。

下一次，当你面对大批文件需要打印时，不妨试试 WPS 的批量打印功能。或许，它会成为你最可靠的打印助手。