逐步教程：如何在WPS Excel 中插入和自定义文本框

2025-12-02

引言

文本框是WPS Office下载后 Excel 中非常实用且灵活的视觉元素。它不仅能用于标注与说明，还能作为动态标签显示单元格数据、制作可视化仪表盘的标题或注释、放置超链接、甚至在表单与报表中充当输入与说明区域。尽管文本框看起来简单，但要把它用好，需要掌握插入、格式化、与单元格联动、打印与保护等一整套技巧。

本教程面向各种水平的 Excel 用户（包括 WPS 表格用户），从基础插入到进阶自定义逐项讲解，提供实操步骤、常见问题与优化建议。读完本文，你将能够高效地在工作表中插入专业且美观的文本框，并把它们用于报表、仪表盘、教学资料和打印模板中。WPS Office 个人版除可以在官网上下载外，亦先后上架App Store、Google Play、Mac App Store和Windows Store。至于Linux，由于WPS Office拒绝完全开源，因此绝大多数主流Linux系统都不在其官方应用商店上架，WPS也仅提供DEB、RPM两种格式的安装包；但中国国产的深度操作系统预装WPS Office。

为什么使用文本框：应用场景与优势
在 Excel 中插入文本框：基础操作（Windows / macOS / WPS）
编辑文本与文本格式化：字体、段落、对齐与换行
文本框与单元格联动：动态显示数据的方法
文本框的位置与大小：对齐、固定与相对单元格的技巧
视觉美化：边框、填充、阴影与透明度设置
交互功能：超链接、动作与表单控件结合
文本框的打印与导出设置：确保布局一致性
高级技巧：组合、图层管理、使用 VBA 自动化文本框
常见问题与故障排除
最佳实践与维护建议
结语

为什么使用文本框：应用场景与优势

文本框能提升表格的可读性与专业性，常见用途包括但不限于：

报表标题与副标题：在仪表板或汇报中放置醒目的标题和说明。
单元格数据注释：提供长注释或说明，不影响表格的列宽。
仪表盘标签：作为动态标签显示关键指标（结合单元格联动）。
表单与模板中的说明区：指引用户填写数据或约束。
导航控件：在工作簿中放置可点击的超链接文本，快速跳转到其他工作表或外部网址。

与直接在单元格里输入相比，文本框更灵活：可以任意放置、自由调整大小、支持丰富的文字排版、可设置透明或半透明背景，并且可以与图形元素组合，增强视觉表现力。

在WPS Excel 中插入文本框：基础操作（Windows / macOS / WPS）

以下为在不同平台插入文本框的标准操作（截图请在本机截图后替换占位）：

Windows（Microsoft Excel）

打开 Excel，选择目标工作表。
进入“插入”选项卡，点击“形状”（Shapes）。
在下拉中选择“文本框”或“矩形-文本框”，鼠标在工作表拖拽绘制文本框。
绘制完成后单击文本框，直接输入文字或双击编辑。
（截图占位：插入-形状-文本框.png）

macOS（Microsoft Excel）

在菜单栏选择“插入”→“文本框”。
鼠标拖动绘制文本框，双击输入文字。
（截图占位：mac_insert_textbox.png）

WPS 表格

在上方菜单“插入”→“文本框”或“形状”→“文本框”。
点击后在工作表中拖动出文本区域。
（截图占位：wps_insert_textbox.png）

小提示：按住 Shift 绘制可以保持比例（适用于某些形状），绘制后可以使用鼠标或方向键微调位置。

编辑文本与文本格式化：字体、段落、对齐与换行

文本框中的文字可以像 Word 那样进行格式化，常见设置包括：

字体与字号：选中文字后在“开始”选项卡设置。
粗体、斜体、下划线：同样在“开始”工具栏中。
文本颜色与高亮：在字体色板中选择。
对齐方式：左对齐、居中、右对齐、上下居中等（在文本框工具或绘图工具栏中）。
行距与段前段后：部分 Excel 版本支持在“段落”设置中调整行距。
自动换行：选中文本框，右键→“设置形状格式”→“文本框”→勾选“自动换行”，也可以设置内部边距（左/右/上/下）。
（截图占位：textbox_format_options.png）

实操建议：如果文本较长，勾选“自动换行”并适当调整内边距；若希望文字垂直居中，设置文本框垂直对齐为“居中”。

文本框与单元格联动：动态显示数据的方法

让文本框自动展示单元格内容是常用功能，适合制作动态标签或注释。实现方法如下：

方法一：直接链接单元格（Windows Excel）

插入并选中一个文本框。
在公式栏中输入等号（=），然后点击目标单元格或者手动输入单元格引用（如 =A1）。
按 Enter。此后文本框内会显示 A1 的内容，并随 A1 更新而更新。
注意：某些 Excel 版本在文本框被选中时不显示公式栏，需要先按 F2 或在编辑栏输入公式。
（截图占位：textbox_link_cell.png）

方法二：使用文本框中的动态公式（适用于显示多个值）
可在某单元格用 CONCATENATE 或 TEXTJOIN/ & 操作符拼接文本，然后让文本框链接该单元格。例如：
=A1 & " / 本月销量：" & TEXT(B1,"#,##0")
再把文本框链接到该拼接单元格。

方法三：VBA 动态更新（进阶）
当需要更复杂的联动（如根据筛选、条件格式或下拉选择改变文本框内容），使用 VBA 更灵活：

Sub UpdateTextbox()
    Sheet1.Shapes("TextBox 1").TextFrame.Characters.Text = Sheet1.Range("A1").Value
End Sub

将此代码绑定至按钮或 Worksheet_Change 事件，实现自动更新。

动态文本框能让仪表盘实时反映指标，实用且直观。

文本框的位置与大小：对齐、固定与相对单元格的技巧

控制文本框位置与行为很重要，常见设置如下：

固定到单元格或随单元格移动

选中文本框，右键→“设置形状格式”→“属性”（或“大小和属性”）→选择“随单元格移动并调整大小”或“随单元格移动但不调整大小”、或“不要随单元格移动或大小调整”。
若报表会频繁调整列宽或行高，建议选择“随单元格移动但不调整大小”，以便文本框位置随列移动但大小保持不变。
（截图占位：textbox_properties.png）

对齐技巧

使用“对齐”工具（在“绘图工具/格式”选项卡）可实现与单元格边界或其他形状的左对齐、垂直居中等。
按住 Alt（Windows）拖动文本框可实现“吸附”到单元格边界的微调，使文本框精确对齐单元格格线。

快速微调位置

选中文本框后使用方向键可按像素级微调位置；按住 Shift + 方向键则移动更大步伐。

这些设置帮助你在设计模板与打印布局时保持稳定与精确。

视觉美化：边框、填充、阴影与透明度设置

良好的视觉设计能显著提升报表的可读性。文本框的美化要点包括：

背景与填充

设置填充颜色或渐变：右键→“设置形状格式”→“填充”，可选择纯色、渐变或图片填充。半透明填充（设置透明度）常用于覆盖数据区域但不遮挡内容。

边框与阴影

设置边框线条的颜色、粗细及虚线样式。
添加阴影或软化边缘：在“效果”→“阴影/发光”中设置，可以让文本框在复杂背景上更易识别。

文字样式与字体层次

使用不同字体粗细或颜色区分标题与正文。
在仪表板中对关键数据使用显眼颜色或加大字号。

一致性保持

若有多个文本框，建议使用“格式刷”或复制格式的方式统一样式。
（截图占位：textbox_styling.png）

通过这些美化技巧，你可以把文本框从单调的注释变成专业的视觉构件。

交互功能：超链接、动作与表单控件结合

文本框不仅用于展示文字，还可用于交互操作：

插入超链接

选中文本框，右键→“超链接”，可链接到工作簿中的某一工作表与单元格、外部网页或文件。用于制作目录或导航按钮非常方便。
（截图占位：textbox_hyperlink.png）

将文本框做成“按钮”

美化文本框（圆角、填充、鼠标悬停效果），并在其上方绑定宏：右键文本框→“指派宏”，达到点击执行脚本或跳转页面的效果。

与表单控件结合

可把文本框（或形状）放置在下拉菜单或 ActiveX / 表单控件旁，用于显示控件选择后的说明。
在需要用户输入的场景，通常更建议使用表单控件（如文本输入框）而非仅用文本框显示，因为表单控件支持直接输入与数据绑定。

这些交互增强了工作簿的可操作性，使报表更像小型应用。

文本框的打印与导出设置：确保布局一致性

在制作用于打印或导出的表格时，文本框常会出现“打印位置不一致”之类的问题。以下是保证打印输出一致的建议：

将文本框设置为随单元格移动

如前所述，在“属性”中选择“随单元格移动并调整大小”或“随单元格移动但不调整大小”，配合定好列宽后再打印。

检查页面视图与分页符

在“页面布局”视图中检查文本框位置，确保落在预期打印区域内。

打印预览

使用“文件”→“打印预览”检查最终效果，必要时微调文本框位置与大小。

导出为 PDF

若要保持布局精确，优先导出为 PDF 而不是直接打印，PDF 能更好固定页面布局。

避免使用过多半透明填充

半透明在打印机上可能呈现不一致，建议打印测试页后再最终确定样式。

做好上述控制，能确保电子表格在走入办公或客户面前时保持专业外观。

高级技巧：组合、图层管理、使用 VBA 自动化文本框

组合与图层管理

将多个文本框与形状组合（选中多个后右键→组合）可以作为一个整体拖动与对齐，方便在报表中反复复用。
使用“选择窗格”（在“开始”→“查找与选择”→“选择窗格”或“格式”→“选择窗格”）可按图层管理形状的显示/隐藏与命名，便于大型仪表盘维护。
（截图占位：selection_pane.png）

使用 VBA 自动化文本框
常见自动化任务包括批量创建文本框、链接数据、按条件隐藏/显示。示例代码（创建并链接单元格）：

Sub CreateLinkedTextbox()
    Dim shp As Shape
    Set shp = ActiveSheet.Shapes.AddTextbox(msoTextOrientationHorizontal, 100, 50, 200, 60)
    shp.Name = "MyTextBox"
    shp.TextFrame.Characters.Text = Range("A1").Value
    ' 直接链接（在某些 Excel 版本中可用）
    shp.Formula = "=A1"
End Sub

可结合 Worksheet_Change 事件实现单元格变化时自动刷新文本框显示。

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